Para toda e qualquer loja, pequena ou grande, o controle de estoque é imprescindível para assegurar que as atividades cotidianas de sua empresa transcorram de forma ágil e tranquila, com total sinergia. Através do controle de estoque, a empresa consegue perceber se está faltando materiais para a empresa e suprir rapidamente as demandas necessárias. Além disso, também consegue analisar se possuem materiais em excesso, evitando os gastos desnecessários. Saiba por que você precisa desse setor e veja 5 dicas que te ajudarão a controlar o estoque ainda hoje.

OQUE É E PORQUE FAZER O CONTROLE DE ESTOQUE?

O controle de estoque é um dos setores que determinam o sucesso e o fracasso da empresa, tudo depende de como você gerencia esse setor.

Dentro do controle de estoque é feito a gestão dos produtos, desde a entrada (ponto inicial) até a saída do produto (cliente final).

Vale lembrar que os produtos no estoque devem ser de fácil acesso e identificação, uma vez que tudo o que é comprado deve ir para lá antes de sair para as mãos do cliente final.

Atenção, se você trabalha com produtos perigosos, frágeis ou pesados, é indispensável a utilização de EPI's necessários para a proteção dos funcionários.

VANTAGENS DE TRABALHAR COM O CONTROLE DE ESTOQUE DENTRO DA EMPRESA

Antes e abordar as 5 dicas que farão a diferença na gestão de seus produtos, é preciso se atentar com algumas vantagens desse setor. 

Redução dos Gastos

Quando o controle é eficiente, os custos despencam. É de suma importância conter e evitar o desperdício de produtos.

Isso pode acontecer quando a empresa produz excessivamente e seus produtos passam da data de validade, ou quando o produto se quebra.

Portanto, ter um controle de estoque e diversas ferramentas ao seu favor é primordial.

Menor chance de erros

Dentro de uma empresa, sabemos que são diversas tarefas a serem executadas, e quando não se tem um controle de estoque, fica impossível ter um processo eficiente.

Quando existe uma falha, todo um setor pode ser prejudicado.

Por isso, existindo um controle de estoque, fica mais fácil evitar erros devido ao processo de entrada e saída, além do maior controle sobre os produtos.

Planejamento financeiro de qualidade

Sim, o controle de estoque também tem total influência na gestão financeira empresarial.

Nesse caso, o controle eficiente faz com que as metas da empresa sejam batidas, além de deixar claro sobre custos e lucros com entrada e saída de produtos!

5 DICAS PARA UM CONTROLE DE ESTOQUE EFICIENTE

1° Organização

Nomeação do responsável

Promover um responsável para tomar conta desse setor é extremamente importante. Nomeie alguém que tenha capacitação o suficiente para que nada se perca no setor.

Além disso, impor regras e normas a serem seguidas é necessário. Por exemplo: “chegaram novos produtos? vou fazer o checklist e lançar a mercadoria no sistema”, ou “somente EU posso retirar os produtos do setor de estoque, pois preciso dar baixa”. Isso dependerá muito da política adotada por cada empresa.

Parece clichê, mas são atitudes que evitam grandes prejuízos a curto e longo prazo. Por isso é tão importante ter um responsável para cada setor da empresa, e com o Controle de Estoque não é diferente.

As saídas dos itens do estoque serão dadas através das vendas da empresa, porém, caso um vendedor faça uma venda de um item que esteja com seu estoque zerado, a venda será perdida por falta de estoque.

Por este motivo, é muito importante que tenha um colaborador responsável por gerenciar e manter o estoque em dia.

Local adequado

Guardar tudo dentro de um espaço organizado, torna a procura de determinado produto mais fácil. Uma excelente dica é ORGANIZAR OS PRODUTOS, em uma sala reservada, ou em prateleiras posicionadas estrategicamente com sua localização pré-definida de acordo com a prioridade e demanda de cada produto, ou seja, produtos que tem mais saída, posicionar mais facilmente. Isso acaba facilitando e otimizando o tempo de busca.

2. Separação, conferência e registro

No segundo momento, este funcionário ficará responsável em fazer a conferência da nota de compra antes de armazenar os produtos e cadastrar as informações em seu sistema.

Antes de abortar alguns pontos de atenção na etapa de separação e conferencia, fizemos um checklist, que o ajudará a conferir se os produtos comprados realmente vieram, se estão errados ou com algum tipo de avaria, e já destiná-los a devolução ou separação para o estoque.

DOWNLOAD GRATUITO DO CHECKLIST NO FIM DO ARTIGO

Recebimento da mercadoria

Nessa fase é necessário ter cuidado, pois o recolhimento dos materiais de forma brusca pode causar avarias nos produtos. E todo empresário sabe que PRODUTO AVARIADO pode acarretar em prejuízos, ou seja, dinheiro jogado fora.

Conferência e checklist

Fazer o checklist durante o recebimento da mercadoria, pode evitar uma série de problemas.

Conferir é necessário para que fique claro sobre a quantidade de produtos que deveriam chegar, quantos chegaram realmente e se for o caso, quantos destes precisam ser devolvidos em caso de avaria ou erro. O checklist nada mais é do que uma listagem que o auxiliara nesse processo de conferencia. Quer fazer um checklist completo? Utilize nosso modelo disponibilizado para download no fim desse artigo.  

Registro no sistema

Feito o checklist e recebido dos produtos, chegou a momento de armazenar em sua área de estoque, mas antes disso, é necessário registrar os produtos comprados. Lembra sobre a abordagem do checklist? Pois é. Mas não podemos esquecer que tudo o que entra e sai deve ser registrado no sistema, mesmo que você tenha feito a checagem à mão é necessário armazenar os produtos comprados em um sistema para controle de estoque.

Quer um exemplo? Veja na imagem abaixo a quantidade de informações importantes você terá, fazendo o controle de estoque da forma correta.

Sempre que tiver entrada e saída de materiais, é importante que elas sejam registradas, conforme ilustração acima, fazer o controle de estoque, beneficia diretamente os setores comercial e financeiro com informações ricas de tomada de decisão para hora da venda e também para o financeiro saber quem quando e como pagar.

Lembre-se: um papel se perde facilmente, e é por isso que existem ferramentas que auxiliam no registro de entrada e saída.

3. Estoque, localização e posicionamento

A maneira mais eficiente de armazenar seus produtos pode variar de acordo com seu ramo de atuação, em alguns casos, separar por setores pode ser mais ágil para localizar os produtos, já em outros, separar de acordo com a demanda, ou seja, produtos que mais vendem com acesso mais fácil, pode dar o dinamismo necessário que sua empresa precisa na hora da venda.

Em todo caso, busque um equilíbrio, olhe para seu negocio e veja como a disposição dos produtos pode ajudar no dia-dia durante as vendas.

Também é valido observar se seu produto possui validade, nesse caso é interessante dispor na frente os produtos mais antigos e deixar ao fundo os mais novos, esse formato de organização também é conhecido como FIFO, significa “First In, First Out”, ou seja, “Primeiro a entrar, primeiro a sair”. Ele refere-se ao primeiro item ou produto dentro da sua empresa a chegar e assim, o primeiro a sair.

Dessa forma, você otimiza o processo e o tempo de busca do material, evitando perder tempo em casos de urgência e emergência.

4. Relatórios precificação e margem de lucro

Dando as entradas de notas no estoque, você saberá exatamente qual é o custo de cada item, sendo assim, poderá definir uma margem de lucro para determinar o lucro obtido na venda de seus produtos.

Um dos passos importantes seria realizar o relatório de inventário da empresa, analisando o estoque físico existente. Com a análise do inventario, o empresário além de saber quantos produtos possuem na empresa, também consegue mensurar seu estoque em valor, ou seja, qual o valor de estoque tenho investido em minha empresa na data do relatório.

As maiores vantagens de se realizar um bom controle de estoque:

      Redução de Custos;

      Planejamento de Compras;

      Oportunidade de Negócios.

5. Trabalhe com softwares a favor de sua empresa

Fazer o controle de estoque não é tarefa simples, requer atenção, disciplina somados a boas horas de trabalho. Contar com um software que facilite a gestão, traga rapidez e agilidade a favor de sua empresa é indispensável.

E se você está em busca de um sistema que te auxilie de uma forma descomplicada e prática com uma ferramenta de gestão de empresas, conte com a Astersoft.

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